Ich habe für dich Tipps, wie du diese übersichtlich voneinander trennen kannst.
Nutze Farben für die unterschiedlichen Bereiche deiner Ablage!
Die Farbe findet schnellerden Weg in unser Gehirn als das Wort, daher macht es sehr viel Sinn, diese Tatsache für unser Ablage zu nutzen. Dadurch verringern sich die nervigen Suchzeiten, da du schneller die Dokumente findest oder den richtigen Ablageort findest.
Deine erste Aufgabe: Einen Aktenplan erstellen!
Was sind deine logischen Einheiten in der Ablage und welche Farbe würdest du ihnen zuordnen? Was sind die entsprechenden Untereinheiten.
Hier mal ein Beispiel:
Private Unterlagen:
Haus: PV-Anlage, anstehende Renovierungen, Mietverträge, ..
Familie – Hobbies, Schule, Pflege von Angehörigen, Minijob, Urlaub,….
Einreichen – KV, Beihilfe, Pflegeversicherung
Steuern -alle Belege, die privat steuerrelevant sind
Versicherungen – Haftpflicht, BU, Krankenversicherung, Hausrat, Kfz-Versicherung, Gebäudeversicherung…
Auto: Fahrzeugbrief, Versicherung, Rechnungen, …
Notfalldokumente: Vollmachten, Testament, Stammbuch, Organspendeausweis,..
Berufliche Unterlagen:
erhaltene Angebote -Anbieter A, B und C – nachhalten und entscheiden
erstellte Angebote – Kunde A, B und C, … nachhalten
Laufende Aufträge: Nachverfolgung des Status bereits erteilter Aufträge
Ideen: neue Produkte, Blockbeiträge, Messen, Netzwerke
Du kannst aber auch, wenn du nicht so viele Untereinheiten hast, die Einheiten größer fassen: Privat ist beispielsweise rot und beruflich ist alles blau.
Diese farbigen Organisationshelfer gibt es für analoge Unterlagen!
- Verschiedenfarbige Ordner
- Bunte Ordnerrücken
- Bunte Klebepunkte auf den Ordnerrücken
- Hängemappen mit verschiedenfarbigen Mappen oder Reitern
- Loseblatt-Ablage in einer Stehorganisation mit unterschiedlichen Reitern
Für bereits bestehende Ordner ist die günstigste Variante die Klebepunktmethode.
Ich persönlich arbeite am liebsten mit der Stehorganisation. Da habe ich bei minimalem Platzbedarf und eindeutiger Kennzeichnung, sowohl durch die Begriffe als auch aufgrund der farblichen Markierung alles schnell im Blick. Du findest sie unter www.mappei.de. Melde dich gerne, wenn du dazu Fragen hast.
Die Ablageschale ist für mich kein Organisationsmittel. Ich nenne sie immer ganz böse Dokumentengrab. Alles liegt übereinander, die Suchzeiten sind sehr hoch und der Überblick ist nicht gegeben.
Nützlich ist sie für den Posteingang, und da ist auch keine Unterscheidung zwischen beruflich und privat nötig. Zum anderen kann man in ihr Druckerpapier und Prospekt- oder Aktenhüllen sauber und gerade aufbewahren.
Welche Möglichkeit der farblichen Markierung habe ich bei digitalen Dokumenten?
Es gibt verschiedene Folder Marker Software, um deine digitalen Ordner in der gleichen Farbe zu markieren, wie deine anlogen.
Die Farbe sorgt in deinem Homeoffice für mehr Struktur und Übersichtlichkeit. Deine Suchzeiten werden sich reduzieren und deine Arbeitseffizienz wird sich erhöhen.
Viel Spaß bei der Umsetzung.