Jeder denkt: Digitale Ablage ist super, da kann ich alles über die Suchfunktion wiederfinden. Ich muss mir keine Gedanken darüber machen, wohin ich es lege, ich finde es ja immer wieder.

Was für ein großer Irrtum, denn:

Ohne Regeln funktioniert auch die digitale Ablage nicht.

Die Suchzeiten in der digitalen Ablage steigen immer weiter, wenn keine vernünftige Struktur aufgebaut wird.

Sieht deine private Orderstruktur auf der ersten Ebene vielleicht so aus?

Erste Ebene

Die Nebenkosten werden abgerechnet, es wir ein Ordner Nebenkosten erstellt.

Du schickst eine Bewerbung los, also wird ein neuer Ordner Bewerbungen angelegt.

Du warst beim Arzt und hast das Ergebnis deiner Blutuntersuchung bekommen, also legst du einen Ordner Gesundheit an.

Alle schön untereinander, ohne Konzept, ohne Struktur. Es sind auf der ersten Ebene 21 Ordner und 6 Dokumente zu finden, die keinem Ordner zugeordnet sind. Besteht hier nicht die Gefahr, dass bei dem nächsten Dokument schon wieder ein neuer Ordner angelegt wird?

Wie wirkt das auf dich? Strukturiert und ruhig oder eher chaotisch und unruhig? Würdest du gerne mit dieser Ablage arbeiten?

Diese Dateiablage führt zu hohen Suchzeiten!

Wie lange brauchst du, bis du den Ordner gefunden hast, in den du ein neues Dokument ablegen willst.

1 Minute? 2 Minuten?

Wie lange suchst du, bis du ein Dokument gefunden hast, das in dieser Ablage schlummert?

2 Minuten? 3 Minuten?

Wieviele Dokumente musst du am Tag ablegen oder wiederfinden?

Wir nehmen mal an: 15 Dokumente, 2 Minuten Suchzeit pro Dokument
Das führt zu 30 Minuten Suchzeiten in der digitalen Ablage am Tag!

Fazit: Du verlierst eine halbe Stunde am Tag durch Suchen wegen deiner nicht funktionierenden Dateiablage.
Das Gute daran ist: Das lässt sich ändern!

Und da kommt die Zahl 7 ins Spiel. Durch sie entwickelt sich eine Ablage zu einer funktionierenden Dateiablage.

Wie kannst du diese Dateiablage übersichtlicher gestalten?

Finde für dich logische Einheiten, maximal 7 ± 2, denen du dann Begriffe zuordnest, die aussagekräftig sind. Ich habe in diesem Beispiel den einzelnen Ordnern noch Nummern vorangestellt, um alles übersichtlicher zu gestalten. So entsteht eine für dich (oder mich 😉) logische Reihenfolge und nicht die numerische und alphabetische Reihe.

erste Ebene neu

Jedes Familienmitglied hat in dem Ordner „Familie“ auf der zweiten Ebene einen eigenen Ordner bekommen. Hier können dann alle wichtigen Dokumente abgelegt werden. Möglich wäre auch, hier das Thema Gesundheit mit hinzuzufügen, wenn das Thema eine eher untergeordnete Rolle spielt. Je öfter du darauf zugreifen musst, je schneller solltest du darauf zugreifen können. Gleiches gilt für die Kopien der Ausweise. Diese könnten auch auf die einzelnen Familien-Mitglieder auf der 2. Ebene verteilt werden aber auch die gezeigte Variante ist möglich.

Zweite Ebene “ Familie“

Zweite Ebene „Freizeit“

Ich habe in diesem Beispiel den Begriff „Hobbies“ in „Freizeit“ umgewandelt und dann den „Urlaub“ in diese Kategorie hinzugefügt. Dadurch können all diese Themen unter dieser logischen Einheit zusammengefasst werden.


„Allgemeines“ wurde den passenden Ordnern zugefügt und anschließend gelöscht.

Und, wie gefällt dir die neue Ablagestruktur?
Übersichtlicher?
Effektiver?
Ruhiger?

Warum ist die 7 für unsere Ablage so wichtig?

Unser Kurzzeitgedächtnis kann nur 7 ± 2 Informationseinheiten speichern. Auch durch Training kann diese Größe nicht verbessert werden. Diese Zahl heißt Millersche Zahl, da George A. Miller die These 1956 in einem Artikel so beschrieben hat.

Finde aussagekräftig Begriffe für die logischen Einheiten, für alle Ebenen der Ablage. Alle, die darauf zugreifen, müssen mit diesen Begriffen etwas anfangen können. Es gibt gerade im privaten Bereich nicht die eine richtige Dateiablage. Es gibt nur eine funktionierende und eine nicht funktionierende.

Viel Spaß beim Erstellen deiner eigenen Ablagestruktur mit 7±2 Informationseinheiten!
Wenn Du Fragen hast, dann weißt du ja, wo du mich findest.

Deine Meike